Oggi, una cattiva notizia: l'e-mail sta male, molto male. Non morirà, ma sta male. Non ho dati clinici né statistici, ma me lo confermano tutti quelli che la usano per lavorare. La ragione è semplicissima: ce ne sono troppe, persino al netto dello spam. Un mio conoscente mi ha detto che ha più di 12.000 e-mail non ancora aperte. Un altro mi ha detto che nella sua azienda (circa 5.000 persone) pare che viaggino in una sola settimana cinque milioni e mezzo di e-mail di sola comunicazione interna. Molti altri mi dicono che sono 'ammazzati' dalle e-mail.
Più in generale, l'e-mail migliore è considerata quella che si cancella senza leggerla. Al secondo posto, ma molto distanziata, viene l'e-mail che si deve leggere, ma che non richiede una risposta. Al terzo posto (ma è un finto complimento, perché il terzo è il penultimo posto), viene l'e-mail alla quale bisogna rispondere. All'ultimo posto viene quella alla quale non solo bisogna rispondere ma anche ubbidire. E siccome non c'è limite al peggio, a volte ubbidire significa anche cambiare le proprie abitudini.
Si potrebbe sostenere che se ce ne fossero poche sarebbero tutte del terzo o del quarto tipo, dunque è meglio averne tante, così ci si può sfogare a cancellare la vana speranza degli altri di.mettersi in contatto con noi. Comunque, la verità è che ce ne sono troppe. Perché?
Proviamo a fare l'elenco delle ragioni: non costa nulla (ma lo stoccaggio sui server costa, anche in termini ecologici); arriva subito (e ti raggiunge anche sul telefono: non puoi scappare); chi la riceve può leggerla quando vuole (anche mai).
L'e-mail ha cambiato il nostro modo di comunicare. Bella scoperta, dirà qualcuno. Giusto, ma sul lavoro ha introdotto l'idea che i tempi degli scambi di informazione si siano ridotti e che si debbano ridurre. Il che non è del tutto vero, né desiderabile. Inoltre, ha introdotto un nuovo contesto, che non è più (solo) quello della lettera e non è (del tutto) quello della telefonata o del faccia a faccia (infatti, l'e-mail è scritta, altra ovvietà che però non è così ovvia).
C'è dunque un'altra ragione che spiega la sua ipertrofica diffusione: l'e-mail ha sostituito molte altre forme di comunicazione. Un rimedio, anzi due, anzi tre: scriverne meno; mandarle solo a destinatari selezionati sul loro interesse (non sul proprio); non scriverle. Quest'ultimo caso è il più interessante, perché mi pare che non ci abbia pensato ancora nessuno e inoltre offre due possibilità. La prima è tacere, ma è difficile resistere a questa tentazione (confesso che pecco continuamente anch'io; me ne pento subito, ma poi ci ricasco). La seconda è tornare alla lettera di una volta: quella si legge ancora o, almeno, viene aperta, soprattutto se chi la riceve non conosce chi l'ha mandata.