lo strumento oggi più utilizzato per la promozione e la comunicazione on line è senza dubbio la newsletter, un messaggio di posta elettronica che viene inviato periodicamente e gratuitamente agli utenti che hanno aderito ad un determinato servizio. La creazione di una newsletter professionale risulta quindi essere fondamentale per dar vita ad una valida campagna di mail marketing...

I vantaggi di tale mezzo sono evidenti sia per chi invia, sia per chi riceve la comunicazione. Da un lato l'azienda ha la possibilità di raggiungere un numero anche molto elevato di destinatari, dall'altro gli utenti vengono aggiornati su argomenti su cui hanno espresso interesse attraverso l'iscrizione. Le informazioni contenute in una newsletter possono riguardare la promozione di un particolare prodotto/servizio, avvisare di aggiornamenti presenti sul sito, possono essere legate ad uno specifico evento (promozioni Natalizie, auguri, evento societari come feste o convegni).

COME STRUTTURARE UNA NEWSLETTER
Per l'invio di newsletter periodiche deve innanzitutto esserci un piano editoriale di base che va programmato e che abbia degli obiettivi misurabili in termini di traffico ottenuto e di risposta commerciale. Riassumiamo le caratteristiche della comunicazione via mail sul piano dei contenuti e dell'organizzazione:

• Comunicazione breve e d'impatto, sintetizzando un concetto e dando la possibilità di ulteriori approfondimenti sulla singola notizia tramite un link.
• Attirare l'attenzione, inserendo novità e informazioni che siano di reale interesse per l'utente.
• Dare informazioni corrette e mai ingannevoli.
• Forma del testo: attenzione agli errori di battitura, se presenti sono segno di scarsa serietà.
• Uniformità di stile. Deve esserci sempre coerenza nel modo di rapportarsi all'utente: se ci si rivolge dando del tu, se si usa uno stile colloquiale o formale, se si utilizza un tono "strillato" o più pacato, eccetera.
• Rispettare la periodicità. La cadenza settimanale o mensile va sempre rispettata e, inoltre, se ci sono invii speciali fatti per occasioni particolari (ad esempio le festività), deve essere segnalato, così come se ad esempio per il periodo estivo la comunicazione verrà interrottà.
• Inserire contenuti aggiornati. A questo scopo è utile indicare sempre la data d'invio.
• Facilitare l'interazione con il sito di riferimento. Sono in questo caso utili i link a specifiche pagine in cui viene approfondita la news o dove si può direttamente fare l'acquisto del prodotto in promozione.
• Nome coerente e accattivante nell'oggetto dell'e-mail con una frase riassuntiva dell'argomento trattato: "newsletter di nome del sito: le promo dell'estate!", ad esempio.
• Privacy. Rispettare sempre la legge sulla privacy e fornire la possibilità di disabilitazione al servizio riportando un'apposita dicitura in fondo all'e-mail;
• Aggiungere le informazioni sul sito con indirizzo Web e contatti e-mail;

LA PARTE GRAFICA
Quando si crea un messaggio di posta si può decidere d'impostare il contenuto in formato text o html. Nel primo caso si tratta di un messaggio di testo normale nel quale si può intervenire dal punto di vista "visivo" solo con l'alternanza delle maiuscole/minuscole, l'utilizzo degli spazi e dei segni d'interpunzione classici o dell'asterisco e il trattino (-----*****-----). Fino a qualche tempo fa si preferiva utilizzare un metodo di questo tipo per essere sicuri che la comunicazione raggiungesse tutti gli utenti. Oggi, quasi tutte le  webmail supportano anche mail informato HTML, cosa che già succede da moltissimo tempo per l'utente medio che utilizza Outlook Express per la ricezione dei messaggi. Quindi possiamo pensare alla progettazione di una newsletter generica come una pagina HTML contenente anche elementi grafici. Questi devono essere legati visivamente all'assetto grafico del sito, ma non devono riprodurlo, poiché non bisogna mai appesantire la comunicazione dal punto di vista visivo né tantomeno l'email in termini di kb scaricati alla ricezione. Possiamo quindi definire una newsletter classica in una pagina composta da un header (intestazione grafica) e un footer (chiusura) in cui verrà ripreso l'ambiente grafico di riferimento, con al centro una parte testuale (Figura 1).

Figura 1 - La suddivisione del layout di una newsletter "classica"

Spesso, dal punto di vista dei contenuti si tratta di una comunicazione strutturata per punti e quindi si utilizzano spesso elenchi puntati e immagini a corredo del testo. Se si utilizza più lo stile della "lettera" ci può essere una sola immagine, più importante graficamente che attiri maggiormente l'attenzione dell'utente. A seconda delle caratteristiche della comunicazione, è bene quindi "dosare" la quantità di grafica da inserire per permettere al lettore una più facile leggibilità dei contenuti rilevanti, anche solo a colpo d'occhio (Figura 2).

Figura 2 - Un esempio di una newsletter in cui la comunicazione è incentrata su un'unica immagine

UNA SUDDIVISIONE ACCURATA
Riassumiamo gli elementi da tenere in considerazione, dal punto di vista grafico, per la realizzazione di una newsletter:

• Mantenere l'impostazione visiva del sito di riferimento con presenza del logo (cliccabile che rimanda all'home page del sito).
• Suddividere graficamente gli argomenti tramite box.
• Utilizzare icone e segni grafici semplici e intuitivi e che abbiano corrispondenza con lo stile del sito.
• Utilizzare di linee, elenchi puntati, sfondi colorati per dare maggiore attenzione a determinate informazioni.
• Utilizzare font standard presenti su tutti i PC per garantire una corretta visualizzazione e in ogni caso coerentemente col sito di riferimento. Per titoli o comunicazioni particolari si può anche cambiare font (magari il titolo può essere un'immagine grafica).
• Mantenere una coerenza grafica tra un numero e l'altro. Un continuo cambiamento potrebbe disorientare. Nel caso in cui vi sia un radicale cambiamento dal punto di vista grafico è bene segnalarlo ("la nuova newsletter di nome sito: più bella, leggibile e sempre più aggiornata..." ). Il cambiamento si trasforma in un evento ed è segnale d'attenzione e cura della comunicazione.
• Utilizzare l'immagine a corredo della singola notizia. Anche un'immagine piccola può essere significativa e "attraente" per l'utente e deve rimandare a quella specifica notizia/promozione sul sito.
• Considerare la comunicazione nel suo insieme, tenendo presente la facilità di lettura grafica e il colpo d'occhio. Se la comunicazione è piuttosto lunga ricordarsi anche dell'eventuale scroll della pagina e in base a questo valutare l'ordine delle news.
• Utilizzare per la costruzione della pagina una struttura html semplice e leggera in termini di kb per permettere una buona velocità di scaricamento.

Un'ulteriore attenzione verso l'utente, che garantisce la visibilità della nostra comunicazione, è quella di inserire in calce all'e-mail il link che collega alla newsletter (pubblicata ad un indirizzo interno al sito) con la dicitura "Se non visualizzi correttamente la newsletter clicca qui". In questo modo, se ci fosse qualsiasi problema nella visualizzazione, l'utente potrebbe comunque raggiungere le informazioni.

LA FASE DI CREAZIONE
Immaginiamo di dover realizzare il progetto di una newsletter per un sito di e-commerce che vende articoli da regalo e gadget attraverso la Rete. Il nome del sito è, ad esempio, "gadgetonline" (Figura 3). In questo caso, ci è stato fornito il testo della newsletter con le specifiche e i link. La comunicazione è così strutturata:

• un'introduzione testuale;
• 4 box ciascuno su un prodotto in promozione;
• un banner con lancio del nuovo prodotto e relativa promozione;

Per progettare da zero la nostra newsletter, partiamo dall'analisi delle caratteristiche del sito Web:

• posizione del logo in alto a sinistra (ed elementi grafici in relazione);
• colore di sfondo della pagina bianco, con utilizzo di 3 gradazioni di colore (giallo - giallo/arancio - arancio) per header e footer;
• uso delle forme per elenchi puntati e segnalazioni;
• caratterizzazione delle immagini: tutte le immagini hanno un bordino giallo/ arancio e gli angoli arrotondati;
• font utilizzato.

Figura 3 - L'analisi degli elementi grafici del sito di riferimento

Per il progetto utilizzeremo un software di grafica su cui andremo ad creare un vero e proprio impaginato. È buona regola proporre più di un'alternativa grafica al cliente. Creiamo un'immagine di larghezza 800 pixel e di almeno 600 pixel d'altezza a 72 dpi di risoluzione. L'altezza in questa fase è indicativa e potrà variare a seconda delle necessità grafiche e della quantità di testo che andrà di volta in volta inserito. Per aiutarci nella progettazione facciamo uno stamp video dell'home page di gadegetonline, in modo da poter campionare i colori e riprodurre gli elementi con maggiore facilità. L'header del sito è formato da 3 linee piuttosto alte che possiamo disegnare utilizzando lo strumento di selezione rettangolare e andando a riempire di volta in volta campionando il colore dallo stamp del sito. Con la selezione rotonda invece ridisegnamo i cerchi che formano l'effetto "nuvola" in cui andremo a inserire il logo (che sarà stato fornito in originale dalla società). Allo stesso modo disegneremo il footer con linee più sottili (Figura 4). Lo sfondo del sito e bianco e tale rimarrà per la nostra newsletter, ma per fare in modo che non si "perda" all'interno della pagina in cui sarà inserita aggiungiamo un bordo arancio, in modo da delimitarla graficamente

Figura 4 - Header e footer del sito (in alto) e della newsletter (in basso): dove la grafica è resa visivamente più leggera

IMPAGINAZIONE DEL TESTO
Ora proviamo ad impaginare il testo all'interno del nostro progetto, per facilitare l'organizzazione dei contenuti. L'impaginazione anche dei contenuti testuali all'interno del progetto grafico è utile per definire gli elementi e l'impaginazione da utilizzare e mantenere successivamente. Una volta approvata e adottato lo stile della newsletter, le volte successive, i contenuti andranno direttamente inseriti nell'html saltando quindi questa fase di prova. Il font utilizzato nel sito è il verdana e quindi andiamo a fare copia/incolla dal testo fornitoci. In alto a destra posizioniamo in piccolo la data e nella riga successiva inizierà il testo introduttivo del messaggio. Di seguito la presentazione dei  prodotti in promozione con il titolo "Promo del mese": per questa dicitura, riprendendo lo stile grafico del sito, aggiungiamo un simbolo per evidenziare la promozione. Suddividiamo poi la pagina in 4 box (due righe e due colonne) per i prodotti in promozione che avranno ciascuno un'immagine di riferimento e un breve testo a fianco con un link di al sito. Utilizziamo i bold colorati per il nome dei prodotti e per i link e il testo normale per le descrizioni, mentre per lo sfondo dei box manteniamo il bianco (in alcuni casi si può utilizzare uno sfondo colorato in tonalità chiara). Per il banner del nuovo prodotto inserito in catalogo possiamo sbizzarrirci maggiormente: teniamo presente che l'immagine deve cogliere l'attenzione dell'utente e quindi possiamo utilizzare un bel colore di sfondo corredato dall'immagine del prodotto e da una scritta (sempre forniteci dal cliente). In coda alla mail le informazioni di servizio scritte con una dimensione relativamente piccola, con riportata la normativa sulla privacy, l'indirizzo per la cancellazione e i contatti della società.

MONTAGGIO IN HTML E PROVE DI INVIO
Una volta terminato il progetto e approvato dal cliente è il momento del montaggio in html (Figura 5). In questa fase è importante tenere una struttura di tabelle semplice e lineare e utilizzare bordi e sfondi colorati per le tabelle. Per quanto riguarda il testo è possibile utilizzare CSS interni alla pagina in modo che grandezze e colori dei font siano mantenuti e visualizzati da tutti. L'invio viene effettuato inserendo l'html all'interno del messaggio di posta, mentre le immagini saranno posizionate ad uno specifico indirizzo Web interno al sito e linkate alla nostra pagina html. Avendo l'accesso fpt al sito della società si crea una cartella "newsletter" in cui si andranno a salvare tutte le immagini inserite nel file html appena creato. Le immagini inserite all'interno della nostra newsletter avranno quindi un percorso del genere:
<img src="http://www.nomesito. it/newsletter/nome_ immagine1.gif ">.

Figura 5 - Il progetto della newsletter è terminato: ecco il risultato finale dopo il montaggio delle varie parti

Una volta linkate tutte le immagini, è il momento di provare con l'invio tramite il software di posta elettronica o un software ad hoc per l'invio di newsletter, verificando che tutti i link funzionino e tutte le immagini siano correttamente visualizzate all'interno dell'e-mail ricevuta.