L'uso ormai massivo della posta elettronica porta con sé inevitabili problemi di archiviazione, anche perché la diffusione su vasta scala dei collegamenti a banda larga ha favorito l'aumento delle dimensioni medie degli allegati. Per risolvere parte di questi problemi, sono nate le applicazioni di archiviazione dello storico dei messaggi di posta elettronica, categoria di prodotti alla quale appartiene Mailstore. Il programma nasce sia per archiviare a livello centralizzato le caselle di posta elettronica, in modo da cautelarsi contro la perdita accidentale di informazioni, sia per spostare i messaggi più vecchi di un periodo prefissato dall'interno dell'applicazione di posta elettronica verso un altro spazio di archiviazione, che non deve necessariamente essere in linea.

Mailstore è in grado d'interagire direttamente con un server di posta elettronica aziendale come Exchange. In questa versione, il programma può essere configurato per archiviare a livello centrale una o più caselle di posta elettronica della rete aziendale, riducendo così l'uso di spazio disco sul server. In installazioni di centinaia o migliaia di utenti ciò permette di risparmiare preziosi megabyte sullo spazio di archiviazione in linea e contemporaneamente di ridurre i tempi di backup quotidiani. Il programma non ha bisogno di una piattaforma software particolare né di essere affiancato a una motore di database, dato che effettua l'archiviazione dei dati con una struttura proprietaria e può essere installato, anche nella versione software, in qualsiasi computer dotato di sistema operativo Windows (anche 2000 o XP, senza che sia necessaria la versione server).

CONFIGURAZIONE MANUALE
L'utilizzo di Mailstore in abbinamento a Exchange è agevolato dalla possibilità di ottenere da Active Directory l'elenco completo degli utenti del sistema di posta elettronica, evitando così di dover inserire manualmente ogni utente nel motore server di Mailstore. L'opzione di configurazione manuale resta comunque a disposizione dell'amministratore di Rete che intenda centralizzare l'archiviazione di caselle di posta elettronica che non dovessero eventualmente risiedere nel server Exchange. E la funzione si rivela comunque utile per aggiungere sporadicamente nuovi utenti (senza dover effettuare la sincronizzazione degli elenchi on Active Directory), oppure per intervenire manualmente sui permessi dei singoli utenti.

AMMINISTRARE I PERMESSI
La gestione dei permessi è di particolare interesse in strutture di un certo livello, poiché permette di centralizzare la configurazione di parametri come l'intervallo di tempo dopo il quale i messaggi di posta elettronica verranno eliminati dal server centrale, oppure le cartelle che si desiderano eventualmente escludere dal processo di archiviazione. Anche nelle installazioni dove non c'è un server di posta di tipo Exchange, Mailstore può essere utilizzato per centralizzare il backup dei messaggi di posta elettronica. In questo caso è necessaria la presenza del componente Mailstore Proxy, che si interpone come strato intermedio di comunicazione tra programmi di e-mail e server Pop3 e Smtp per trasmettere prima a Mailstore i messaggi in ingresso e in uscita da archiviare e poi ai rispettivi server gli stessi messaggi per l'inoltro e la ricezione.

INTERAZIONE DA LINEA DI COMANDO
Oltre che tramite interfaccia grafica, è possibile gestire Mailstore Server anche attraverso una linea di comando, che è accessibile sia dall'interno del programma, sia attraverso collegamenti remoti come Telnet e Ssh. La linea di comando prevede una modalità interattiva e una non interattiva, quest'ultima utile per pianificare attività periodiche tramite comandi batch.